自分で経理〜レシートの整理③
分類されたレシートは、ひとまず月毎に仕分け、日付順に並べます。
必ずこうしなければいけないわけではありませんが、あとあと帳簿を見ながら、内容を確認する時など、日付順に並んでいると、該当する書類を探しやすくなります。
月ごとに並び替えたものをクリップやホチキスなどで止めます。
その後どう保管するかは、領収書のボリュームや好みに応じて色々ではありますが、お客様でよくあるパターンをご紹介します。
１ 束ごと空き缶・空き箱に入れて保管
２ ポケットが12以上あるクリアポケットやじゃばらファイルに、１ポケットに１月ずつしまって行く
３ ノートやA４用紙、読み終わった雑誌などに貼り付けてく
４ 領収書に穴を開けて、紐で綴る
このような状態になっていれば、あとは、会計ソフト等に入力するだけ。
帳簿書類の保存期間って？
何年も事業をしていると、気がつけば、帳簿書類の入ったダンボールで押入れがいっぱい、ということになり、
「これいつまで取っておけばいいの？」とよくご質問があります。
領収書の保管期間はどのようになっているのでしょうか。
帳簿書類の保存期間（青色申告の場合） ※国税庁HPより
| 保存が必要なもの | 保存期間 | ||
|---|---|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | ７年 | |
| 書類 | 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | ７年 |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など | ７年（※） | |
| その他の書類 | 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | ５年 | |
※前々年分所得が300万円以下の方は、５年
帳簿書類の保存期間（白色申告の場合） ※国税庁HPより
| 保存が必要なもの | 保存期間 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） | ７年 |
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | ５年 | |
| 書類 | 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 | ５年 |
| 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 | ||
法人については別途規定があり、基本的には7年ですが、最大10年間に延長されています。（→「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法」について）
こう見てみると長いようにも思いますが、案外あっという間に年数が経ってしまっていて、
いざ捨てていいタイミングになっても、もしかしたら見ることもあるかも・・・と捨てられない方が実際には多いのかもしれません。
スキャナ保存について
様々な場面でペーパーレス化が進む現代においては、帳簿書類の電子保存による現物破棄が一部認められ、年々要件も緩和されています。
スマートフォンでとって、データで保管して、現物は破棄していけるのであれば、楽ですよね。
とはいっても、現段階では、広く一般に使いやすい制度とは言えないのが現実です。
下記の質疑応答など少し見ていただくと、難しそう・・・という印象をお持ちになるかもしれません。
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】
スキャナ保存を行うには、開始する３ヶ月前に、事前に税務署に下記の申請書を提出する必要があります。こちらの申請書もなかなか・・・。
「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」
外回りの営業をたくさん抱える業種などで、まずは営業さんの立替経費部分から取り組むなど
メリットがある会社さんは少しずつ導入を検討されている、という段階でしょうか。
会計ソフト、経費精算ソフトなどの会社さんの技術の発展とともに
徐々に身近なものなっていくかもしれません。
まずは、紙での保存が基本。自身のやり方を確立させていきましょう。
