自分で経理〜レシートの整理②

よし、今日はレシートの整理をするぞ。
時間も気持ちも準備が整ったら、「一時保管箱」を開けます。
気力体力十分な時に、その箱を開けているはずなので、中身がどういう状態になっていようが、気持ちが揺らぐことはない、はず。

”いるもの” ”いらないもの” を仕分けする

ここでいう、”いるもの” ”いらないもの” の区分とは、経費との関連性で行います。

◇ 完全なプライベートなレシート
家計簿などつけられている方は、別途保管されることになるかと思いますが、基本的には破棄してOK。
ただし、プライベートな支出の中でも、医療の領収書や、国民健康保険、国民年金、寄付金の領収書などは、確定申告で所得控除を受けられる可能性がありますので、一年間分、事業のレシートとは別に保管をしておきます。

◇ プライベートと事業の混在レシート
ホームセンターに行ったときなど、自宅の消耗品と一緒に、店舗や事務所用の備品を購入されることってあると思います。
大混雑している列で、2回レシートを打ってもらうというのも一つですが、プライべートと事業分をきちんと区別していれば、同じレシートでも問題ありません。
事業分に、丸印や色付けをするなどして、しっかり区別しましょう。

◇ 完全な事業分レシート
事業分のレシートの中でも、特に飲食代関係は注意してください。
「誰と何人で」なんのために飲食したか、記憶のあるうちに、レシートにメモをしておきましょう。
「当方2名、〇社2名の計4名、〇〇打合せ」
「従業員5名、新人歓迎」　など。
業種によっては、得意先や取引先に高額な贈り物をすることもあるかもしれません。
誰に何の名目で贈答するのか、メモしておいたほうがよいでしょう。
「〇〇先生　〇〇記念パーティお祝い」　など。

レシートを領収証にしてもらう必要があるか？

長蛇の列を抜けてやっとレジ精算が終わったところで、
「あの、これ、領収証にしてもらえますか・・・？」。なんとも気兼ねするものです。
そもそも、領収証にしてもらう必要ってあるのでしょうか。

実はないのです。
むしろ、領収証になると、内訳表示がないことが多く、内容が分からなくなってしまうので、金額が高額だったり、お店の名前によっては、税務署の調査の際、「怪しい」印象を与えている気がします(笑)
金銭を受領した者が、その受領事実を証明するために作成し、相手方に交付する証拠証書のことを、「領収書」「領収証」「受取書」「レシート」などと様々に呼んでおり、商品などの代金を受け取ったことが記されているものは、すべていわゆる「領収書」になります。
わざわざレジで気兼ねしながら、「領収証」を発行してもらう必要はありません。

レシートがでないものはどうする？

◇ 電車･バスなどの公共交通機関を利用した場合
最近は、PASUMOやSuicaで乗車されることが多くなっているかと思いますが、チャージした時の領収書で経費計上することは望ましくありません。
今や、PASUMO・Suicaで何でも購入できてしまいますから、必ずしも交通費だけに利用しているとは限りませんし、Suicaで買った文房具のレシートと、Suicaチャージ時の領収書を両方計上すると、二重計上になってしまいます。
そもそもチャージした時点ではなく、電車に乗った時が経費計上のタイミング。
最大２万円チャージできますが、チャージした時点ではただの前払いなのです。
交通費については、会社員時代に、会社に報告していた時のように、別途交通費精算書を作成して、そこから経費計上するのがよいと思います。

◇ 香典、祝い金など
事業をしていれば、取引先などの冠婚葬祭に、現金を包むことがあるかと思います。
領収書ください、などとは言いにくい場面ですから、社会一般的に領収書をもらわないのが普通です。
このような場合には、葬儀や結婚式などの挨拶状など、客観的な書類があればそれと一緒に、
出金伝票に内容を記入して保管します。